Secretary / Executive Assistant

એક્ઝિક્યુટિવ આસિસ્ટન્ટ (EA) ની ભૂમિકા ઓનરના પ્રોફેશનલ અને પર્સનલ કામકાજને સપોર્ટ કરવાની છે, જેથી ફાઉન્ડર બિઝનેસના મુખ્ય (ગ્રોથના) કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકે. આ રોલમાં ફાઉન્ડરનું ડેઇલી શેડ્યૂલ મેનેજ કરવું, મીટિંગ્સ અને કોમ્યુનિકેશન હેન્ડલ કરવું, અને જરૂરી ડોક્યુમેન્ટ્સ તૈયાર કરવાનો સમાવેશ થાય છે. EA ફાઉન્ડરની સાથે ટ્રાવેલ, મીટિંગ્સ અને ઇવેન્ટ્સમાં પણ ભાગ લે છે, જે તેમને કંપનીના ઓપરેશન્સ અને ગ્રોથમાં એક મહત્વપૂર્ણ ભાગ બનાવે છે.

The role of the Executive Assistant (EA) is to support the Founder's professional and personal work, enabling the Founder to focus on core business functions (growth). This role includes managing the Founder's daily schedule, handling meetings and communication, and preparing necessary documents. The EA also accompanies the Founder during travel, meetings, and events, making them a crucial part of the company's operations and growth.

Responsibilities

• શેડ્યૂલ અને ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ: ઓનરનું ડેઇલી, વીકલી અને મંથલી શેડ્યૂલ બનાવવું, ટુ-ડુ લિસ્ટ મેનેજ કરવું અને બધા ટાસ્ક સમયસર પૂરા થાય તે ટ્રેક કરવું. \ Schedule & Task Management: Creating the Owner's daily, weekly, and monthly schedules, managing to-do lists, and tracking all tasks to ensure timely completion.
• કોમ્યુનિકેશન અને કો-ઓર્ડિનેશન: ઇમેલ, કોલ્સ અને વોટ્સએપ પરનું કોમ્યુનિકેશન હેન્ડલ કરવું, મીટિંગ્સ માટે ફોલોઅપ લેવું અને ટીમ સાથે કો-ઓર્ડિનેટ કરવું. \ Communication & Coordination: Handling communication via email, calls, and WhatsApp, following up for meetings, and coordinating with the team.
• ડોક્યુમેન્ટેશન અને રિપોર્ટિંગ: મીટિંગની મિનિટ્સ તૈયાર કરવી, પ્રેઝન્ટેશન્સ અને રિપોર્ટ્સ બનાવવા, અને દિવસના અંતે થયેલા કામનો રિપોર્ટ આપવો. \ Documentation & Reporting: Preparing Minutes of Meeting, creating presentations and reports, and providing an end-of-day report on completed work.
• ટ્રાવેલ અને ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ: ફાઉન્ડર માટે ટ્રાવેલ બુકિંગ (ફ્લાઇટ, હોટેલ) મેનેજ કરવું અને એક્ઝિબિશન્સમાં હાજરી આપીને સપોર્ટ કરવો. \ Travel & Event Management: Managing travel bookings (flights, hotels) for the Founder and providing support by attending exhibitions.
• પર્સનલ અને એડમિન સપોર્ટ: ફાઉન્ડરના પર્સનલ કામ જેવા કે બિલ પેમેન્ટ, ડોક્યુમેન્ટ સબમિશન અને બીજા એડમિન ટાસ્ક હેન્ડલ કરવા. \ Personal & Admin Support: Handling the Founder's personal tasks such as bill payments, document submissions, and other admin work.
• ઓનરના ડાબા હાથ તરીકે કાર્ય કરવું: ઓનરના પર્સનલ અને પ્રોફેશનલ તમામ કાર્યમાં સંપૂર્ણ વિશ્વાસ સાથે સપોર્ટ આપવો અને તેમની છાયા/ક્લોનની જેમ કામ કરવું. \ Acting as Owner’s Right Hand: Supporting all personal and professional responsibilities with trust and functioning as the owner’s shadow/clone.
• ટ્રાવેલ ફ્લેક્સિબિલિટી: ઓનર સાથે અથવા એકલા, કોઈપણ સમયે મીટિંગ, ઇવેન્ટ અથવા એક્ઝિબિશન માટે ટ્રાવેલ કરવા તૈયાર રહેવું. \ Travel Flexibility: Willingness to travel alone or with the owner anytime for meetings, events, or exhibitions.
• ફિક્સ ટાઈમિંગ વિના કામ કરવાની ક્ષમતા: "ટાઈમ પૂરો થ્યો એટલે કામ પૂરું" એવો અભિગમ ન રાખવો; ઓનરની જરૂર મુજબ ટાઈમિંગ એડજસ્ટ કરવું. \ Flexible Timing Mindset: No fixed-timing attitude; adjusting work hours as per the owner’s requirements.ટેક-સ્માર્ટ વર્કિંગ: કમ્પ્યુટર, સોફ્ટવેર અને ડિજિટલ ટૂલ્સમાં પ્રોફિશિયન્સી; સ્પૂન-ફીડિંગ અથવા બેઝિક સમજાવવા ન પડે તેવી ક્ષમતા હોવી જરૂરી છે. \ Tech-Smart Working: Strong proficiency in computers, software, and digital tools without needing basic guidance.
• માર્કેટિંગ સમજ: બેઝિક માર્કેટિંગ, સેલ્સ અને પ્રોમોશનલ એક્ટિવિટીઝની સમજ રાખવી જેથી ઓનરને બિઝનેસ ડેવલપમેન્ટમાં સપોર્ટ મળી શકે. \ Marketing Understanding: Basic knowledge of marketing and sales to support the owner in business development activities.
• માર્કેટિંગ સમજ: બેઝિક માર્કેટિંગ, સેલ્સ અને પ્રોમોશનલ એક્ટિવિટીઝની સમજ રાખવી જેથી ઓનરને બિઝનેસ ડેવલપમેન્ટમાં સપોર્ટ મળી શકે. \ Marketing Understanding: Basic knowledge of marketing and sales to support the owner in business development activities.
• માર્કેટિંગ સમજ: બેઝિક માર્કેટિંગ, સેલ્સ અને પ્રોમોશનલ એક્ટિવિટીઝની સમજ રાખવી જેથી ઓનરને બિઝનેસ ડેવલપમેન્ટમાં સપોર્ટ મળી શકે. \ Marketing Understanding: Basic knowledge of marketing and sales to support the owner in business development activities.
• ડ્રાઈવિંગ સ્કિલ: લોકલ ટ્રાવેલ, નાના કાર્યો અને મીટિંગ્સ માટે વાહન ડ્રાઈવિંગ કરવાની ક્ષમતા હોવી જરૂરી છે. \ Driving Skill: Ability to drive for local travel, errands, and meetings.
• મીટિંગ અને એક્ઝિબિશન સપોર્ટ: ઓનર સાથે દરેક મીટિંગ, ઇવેન્ટ અને એક્ઝિબિશનમાં હાજર રહી સપોર્ટ, કો-ઓર્ડિનેશન અને ફોલોઅપ મેનેજ કરવું. \ Meeting & Exhibition Support: Accompanying the owner in all meetings, events, and exhibitions for coordination and follow-up.
• કામની સંપૂર્ણ જવાબદારી લેવી: ઓનરના એક્સ્ટેન્શન/ક્લોન તરીકે રિલાયબલ, પ્રો-એક્ટિવ અને ટાસ્ક-ઓનરશિપ વાળી વર્ક એથિક Maintain કરવી. \ Full Task Ownership: Maintaining reliability, proactiveness, and complete task ownership as an extension/clone of the owner.

Skills

• સ્ટ્રોંગ ઓર્ગેનાઇઝેશનલ અને ટાઇમ મેનેજમેન્ટ સ્કિલ્સ હોવી જરૂરી છે. \ Strong organizational and time management skills.
• ઉત્તમ લેખિત અને મૌખિક કોમ્યુનિકેશન સ્કિલ્સ હોવી જરૂરી છે. \ Excellent written and verbal communication skills.
• કોઈપણ કામને પ્રોએક્ટિવલી અને સ્વતંત્ર રીતે કરવાની ક્ષમતા હોવી જરૂરી છે. \ Ability to be proactive and work independently.
• મલ્ટી-ટાસ્કિંગ અને પ્રાયોરિટી મેનેજ કરવાની આવડત હોવી જરૂરી છે. \ Proficiency in multitasking and managing priorities.MS Office અને Google Workspace (Docs, Sheets, Slides) માં કુશળતા હોવી જરૂરી છે. \ Proficiency in MS Office and Google Workspace (Docs, Sheets, Slides).
• વિશ્વાસપાત્રતા અને ગોપનીય માહિતીને જાળવી રાખવાની ક્ષમતા હોવી જરૂરી છે. \ Discretion and ability to maintain confidentiality.
• ડિટેઇલ્સ પર ધ્યાન આપવાની અને ચોકસાઈ રાખવાની સ્કિલ હોવી જરૂરી છે. \ Attention to detail and accuracy.કાર અને બાઇક ડ્રાઇવિંગ કરવાની ક્ષમતા હોવી જરૂરી છે. \ Driving skill.પ્રોડક્ટ માર્કેટિંગ કરવાની ક્ષમતા હોવી જરૂરી છે. \ Product marketing skill.