Office Admin

Key Responsibilities

• Greeting Visitors: Welcome clients and guests in a professional and friendly manner, ensuring a positive first impression.
• Managing Calls: Answer and redirect incoming calls to the appropriate departments, providing information as needed.
• Scheduling Appointments: Coordinate and manage appointments, meetings, and conference room bookings.
• Administrative Support: Assist with various administrative tasks, including preparing reports, maintaining files, and handling mail and deliveries.
• Customer Service: Address customer inquiries and complaints promptly and professionally, ensuring high levels of customer satisfaction.
• Office Management: Maintain the cleanliness and organization of the front office area, ensuring it aligns with company standards.
• Record Keeping: Update and maintain accurate records and databases, including visitor logs and supply inventories.

Required Skills and Qualifications

• Communication Skills: Excellent verbal and written communication skills to interact effectively with diverse stakeholders.
• Organizational Skills: Strong organizational abilities to manage multiple tasks efficiently in a fast-paced environment.
• Customer Service Orientation: A commitment to providing exceptional customer service and a friendly demeanor.
• Technical Proficiency: Familiarity with office management software, including Microsoft Office Suite and scheduling tools.
• Experience: Previous experience in a front office or customer service role is preferred.

Work Environment:

The role typically takes place in an office setting, utilizing standard office equipment such as computers, phones, and photocopiers. The position may require standing for extended periods and interacting with various departments and clients.