HR Admin Executive

JOB DESCRIPTION

HR Executive – HR System Implementation

मानव संसाधन अधिकारी (HR System Setup) — अद्वि प्लंबिंग प्राइवेट लिमिटेड

“Ek Standard, Ek Bharosa - Advi Plumbing.”

यह एक ground-level HR System Implementation role है।आप Advi की HR व्यवस्था को zero से खड़ा करोगे — site workers, technical staff और Supervisor/Site Engineer, सबको handle करते हुए। यह सिर्फ recruiter या corporate-HR role नहीं है। हमें एक ground operator चाहिए, paper-HR नहीं।

1. पद का विवरण (Position Snapshot)PositionHR Executive – HR System ImplementationDepartmentSupport – HR & AdminLocationIndore (M.P.) — with travel to project sitesReports ToDirectorEmployment TypeFull-time, On-rollExperience2–5 years HR (construction / manufacturing / manpower)Salary[कंपनी द्वारा भरें — e.g. ₹20,000–₹30,000/month, experience अनुसार]Working Days6 days a week

2. कंपनी के बारे में (About Advi Plumbing)अद्वि प्लंबिंग प्राइवेट लिमिटेड एक system-driven plumbing contracting company है (Indore, M.P.), जो labour व material दोनों services देती है। हमारा सपना — भारत में plumbing सिर्फ “kaam” न रहे, एक respected profession बने, और हर worker का “Mistri se Malik tak” का सफर आसान हो।

हम तेज़ी से बढ़ रहे हैं और HR को व्यक्ति-निर्भर से सिस्टम-निर्भर बना रहे हैं। इसी काम को ownership के साथ खड़ा करने वाला एक HR professional चाहिए।

3. भूमिका का उद्देश्य (Role Purpose)यह role कंपनी के 90-Day HR Implementation RoadMap को ज़मीन पर उतारेगा। आप पहले HR की पूरी foundation (hiring, documentation, attendance, payroll) खड़ी करोगे, फिर उसे एक मज़बूत system (KPI, performance, training, compliance) में बदलोगे। इसी practical reality को देखते हुए role को दो phases में बाँटा गया है, ताकि अपेक्षाएं और टाइमलाइन स्पष्ट रहें।

4. मुख्य जिम्मेदारियाँ (Key Responsibilities — Two Phases)Role को 12 महीनों में दो चरणों में बाँटा गया है। पहले base बनेगा, फिर system मज़बूत होगा:

Phase 1 — Foundation (Month 0 – 6): Base खड़ा करना

A. Workforce Planning, Recruitment & Onboarding (Site-focused)

• Manpower requirement (technical + non-technical) identify करना, hiring gaps review करना और ज़रूरी roles की JD बनाना।
• कंपनी की Recruitment SOP चलाना और ज़रूरी positions समय पर भरना (देखें: Section 5)।
• हर नए joinee को Onboarding Kit देना — T-shirt, Tool Bag (tools सहित) और Employee Handbook।
• New joining पर induction व culture meeting करना ताकि mindset साफ़ हो: “आप मज़दूर नहीं, monthly-paid employee हो”।

B. HR Documentation

• Employee Information Form, Appointment Letter, Personal File, Joining Checklist, ID Card system तैयार करना।
• Document checklist (Aadhaar, PAN, Bank details) हर joinee का complete करना; pending documents का follow-up लेकर update करवाना।

C. Attendance

• Attendance register / biometric process set up करना और रोज़ की attendance discipline बनाना।
• Daily attendance tracking व reporting चलाना; overtime rules लागू करना।

D. Payroll Coordination

• Salary structure व monthly salary sheet तैयार करना; समय पर, सही payroll process करना।
• Overtime calculation व wage records को payroll से जोड़ना।

E. PF/ESIC, Compliance & Audit Readiness

• PF/ESIC के लिए attendance sheet तैयार करना और PF/ESIC का पूरा execution (registration व returns) HR द्वारा संभालना।
• Muster Roll व Wage Register maintain करना।
• Client/statutory audits (जैसे SODEXO audit) के लिए attendance व timesheet records audit-ready रखना।

F. Employee Database

• हर कर्मचारी की complete file, HR register व digital employee database बनाना व update रखना।

Phase 2 — System Strengthening (Month 6 – 12): व्यवस्था मज़बूत करना

G. Performance Management (KRA & KPI)

• सभी positions के लिए KRA व KPI define करना; productivity tracking व incentive/reward plan लागू करना।

H. HR Policies, Handbook & Rules

• Key HR policies बनाना व लागू करना: Attendance, Leave, Overtime, Employee Code of Conduct, Worker Discipline Rules, Safety & PPE।
• कंपनी के niyam/rules + Employee Handbook व Policy file तैयार करना (soft + hard copy दोनों)।
• Leave Management system बनाना; बिना बताए छुट्टी रोकने के लिए attendance-based reward/incentive (जैसे extra leave) design करना।

I. Training, Grooming & Development

• Policy के अनुसार बार-बार training sessions — workplace discipline, safety, PPE, fire & first-aid।
• मौजूदा supervisors/site engineers को groom करना — appearance, professionalism व conduct सिखाना।

J. Discipline, Counselling & Engagement

• Rule-adherence व discipline system; absenteeism control; galti पर warning letters जारी करना; indiscipline पर employee counselling।
• Labour/staff engagement बनाए रखना (विशेषकर payment से जुड़ी tension में) ताकि site का काम प्रभावित न हो; grievance handling।

K. Site SOP Coordination (Operations के साथ)

• Machine usage, Tool handling, Workplace safety, Material handling के SOP बनाना व लागू करवाना।

5. पहले 90 दिन की सफलता (First 90 Days — Success Criteria)इस role में performance इन measurable targets से मापी जाएगी:

Success MetricTargetEmployee Database Complete100%Attendance System ImplementedLivePayroll Error Rate< 1%Recruitment SOPActiveCritical Positions Filled5 positionsHR DocumentationCompleted

6. किसकी भर्ती करनी होगी (Recruitment Focus — Trades)Advi एक plumbing contractor है, इसलिए hiring मुख्यतः site व technical roles की होगी। Candidate को यह पहले से पता हो:

Technical / SiteField LeadershipPlumbersPipe FittersFabricatorsWeldersMachine OperatorsSupervisor / Site Engineerइन सभी को source, screen व onboard करना — portals (Apna, WorkIndia), labour network व referral से।

7. Labour Compliance — Practical Expectationsसिर्फ “PF/ESIC knowledge” काफ़ी नहीं — इन कामों का practical अनुभव अपेक्षित है:

• PF Registration व monthly returns।
• ESIC handling (registration व claims)।
• Contractor Labour Compliance (CLRA) — site/contract workers के लिए।
• Wage Register maintain करना।
• Muster Roll (attendance record) maintain करना।

• 8. आवश्यक योग्यता एवं कौशल (Required Qualifications & Skills)Education & ExperienceGraduate; MBA-HR / PGDM-HR को प्राथमिकता।
• 2–5 साल HR Generalist / HR Operations — construction, manufacturing या manpower industry से अनुभव अनिवार्य रूप से वांछित।
• Practical SkillsPayroll, PF/ESIC, Wage Register, Muster Roll का hands-on अनुभव।
• MS Excel / Google Sheets पर अच्छी पकड़।
• Site workers + office staff दोनों को handle करने की क्षमता।
• मज़बूत communication — fluent Hindi + working English; documentation discipline।
• MindsetOwnership — system zero से बनाकर चलाने वाला, सिर्फ instructions follow करने वाला नहीं।
• Field-friendly — site visits व workers के साथ सहज।

9. कौन apply करे, कौन नहीं (Ideal Candidate Profile)✓ Right Fit (Apply करें)✕ Not a Fit2–5 साल construction / manufacturing / manpower HR।Ground-level HR operator — site + staff दोनों संभाला हो।Payroll, PF/ESIC, compliance का hands-on अनुभव।सिर्फ corporate / IT recruitment background।केवल talent-acquisition — payroll/compliance/ops का अनुभव नहीं।Site / field work में असहज।

Advi को recruiter नहीं, एक ground-level HR operator चाहिए जो labour, site staff और Supervisor/Site Engineer — सबको handle कर सके।

• 10. हम क्या देते हैं (What We Offer)तेज़ी से बढ़ती कंपनी में पूरी HR function की ownership।
• HR को zero से system तक बनाने का मौका — सिर्फ नौकरी नहीं, एक role।
• स्पष्ट growth path: HR Executive → HR Lead / Manager।
• Director के साथ सीधा काम और supportive processes।

11. आवेदन कैसे करें (How to Apply)Updated resume इस subject के साथ भेजें: “Application – HR System Implementation”

• Email: [कंपनी email भरें]
• WhatsApp: [कंपनी number भरें]

12. Ready-to-Post Short Version (Apna / WorkIndia / Social)नीचे का text सीधे copy करके post करें:

We’re Hiring — HR Executive (HR System Setup) | Advi Plumbing (Indore)Advi Plumbing (system-driven plumbing contractor) ko ek ground-level HR Executive chahiye jo hamari HR system zero se khadi kare — site hiring, documentation, attendance, payroll, compliance (PF/ESIC, SODEXO audit), policy/handbook, training aur employee engagement.✓ Experience: 2–5 saal HR (construction / manufacturing / manpower MUST)✓ Hiring focus: Plumbers, Pipe Fitters, Fabricators, Welders, Machine Operators, Supervisor/Site Engineer✓ Skills: Payroll, PF/ESIC, Excel/Google Sheets, Hindi + working English✓ Location: Indore (M.P.) | Full-time | 6 days | Reports to Director✓ Salary: experience ke accordingNote: Sirf corporate/IT recruiter nahi — ground operator chahiye jo labour + site staff dono handle kare.Resume bhejein: [email / WhatsApp]  |  Subject: Application – HR System ImplementationEk Standard, Ek Bharosa — Advi Plumbing.

13. [Internal] Interview Screening Questionsयह section सिर्फ interviewer के लिए है — job post में शामिल न करें। ये सवाल असली ground-level operator को paper-HR से अलग करते हैं:

1. क्या आपने कभी HR Department zero से build किया है? उदाहरण दें।
2. Employee Database कैसे बनाएंगे?
3. Attendance System कैसे implement करेंगे?
4. Site Workers (plumbers, fitters आदि) की hiring कैसे करेंगे?
5. PF / ESIC process का practical अनुभव कितना है?
6. 100 workers का payroll कैसे manage करेंगे?
7. कोई एक HR SOP बताइए जो आपने खुद implement की हो।

“Ek Standard, Ek Bharosa - Advi Plumbing.”